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¿Por qué algunas empresas de eventos, ferias y congresos pueden reinventarse y otras no lo logran?

¿Por qué algunas empresas de eventos, ferias y congresos pueden reinventarse y otras no lo logran?

¿Por qué algunas empresas de eventos, ferias y congresos pueden reinventarse y otras no lo logran?
El sector de ferias, congresos y eventos, conformado por pymes, es uno de los más castigados de la pandemia. Algunos pueden reconvertirse, otros no
Por Andrea Catalano
05.07.2020 12.00hs Economía

El sector de ferias, congresos y eventos vive, en el marco de la cuarentena en distintas fases que opera en la Argentina, el peor año de su historia y el de mayores claroscuros. Conformado, básicamente, por pymes de menos de 25 empleados, una parte sobrevive a duras penas con fondos de reserva y las ayudas oficiales; otra se reconvierte a través de los eventos virtuales que realizan las empresas. Pero no se trata de una vara con la que es posible medir a todos por igual. Se reconvierten los que contaban con los suficientes "fierros" como para adaptarse a un mundo donde todo se vive a través de una pantalla.

Los organizadores de eventos que atienden al sector corporativo también muestran sus panoramas diversos. Los focalizados en las empresas logran mantener algo de actividad siempre que sus clientes estén haciendo algo. Lo logran los que concentran parte de sus servicios en la provisión de infraestructura. Los de servicios, creatividad, contenidos, la tienen más difícil.

Las empresas de eventos orientadas a celebraciones familiares, como casamientos o fiestas de 15 años, están paralizados y sin chance de tener un horizonte claro de cuándo podría volverse a la reunión presencial, única alma de este negocio.

La reconversión se impone como estrategia de supervivencia en medio de la pandemia del coronavirus. Pero no todo es posible de recrearse. Demasiado vienen teniendo aquellos que cumplieron años desde el 20 de marzo en adelante para pasar de una celebración junto a las personas queridas a un esquema en donde la reunión terminó canalizándose por medio de una plataforma virtual, sin posibilidad del abrazo. Y con la suficiente paciencia para evitar que los microcortes de internet no empañaran el momento del "cumpleaños feliz".

Hace casi tres meses, a principios de abril, los organizadores de eventos de todo tipo se reunieron y le pidieron ayuda al Gobierno para encarar la crisis que a ellos en particular los venía afectando desde principios de marzo, cuando muchas empresas decidieron suspender lo previsto debido a las noticias que venían de China y de Europa. Hay más de 250.000 personas dedicadas a esta actividad que han visto paralizado su negocio y, según de qué tipo de eventos, ferias o congresos se traten, la posibilidad de reinvención no siempre son posibles. Se trata de una fuerza laboral que movía más de u$s3.000 millones al año.

Primavera cero

¿Cómo están las cosas ahora? "Todo está como era entonces. Para esta fecha teníamos previsto que ya hubiese gente trabajando. Si bien hasta ahora hemos recibido de parte del Gobierno la ayuda para el pago de los sueldos, nosotros no volvemos. No está permitido organizar eventos con concurrencia. Mucho se ha postergado para octubre, noviembre o diciembre, pero sin tener la certeza de nada, y la mayoría está apuntando a 2021", dijo a iProfesional, Silvia Amarante, presidente de la Asociación de Eventos de la República Argentina (AOFREP).

La directiva destacó la recepción de parte del Gobierno, de la que iProfesional se hizo eco. Y también reconoció que tampoco a nivel oficial está muy claro cuándo se podría volver a una normalidad tal que sea posible celebrar otra vez casamientos, bautismos y cumpleaños sin estar acechados por el contagio del coronavirus.

Los espacios de eventos están paralizados y no todas las empresas pueden reinventarse
Los espacios de eventos están paralizados y no todas las empresas pueden reinventarse

"La modalidad virtual conforma parte de acciones que permiten salir de la situación pero no son cosas que hayan llegado para quedarse. Se están haciendo eventos híbridos, que son una herramienta para el que no está en el país. Remplaza algunas acciones. Pero nos falta la gente en el medio. En un casamiento hay una pista de baile y gente abrazándose. Con las restricciones actuales, para hacer un casamiento se necesitarían espacios enormes", agregó, con un entendible tono de lamento.

Si no se trata de casamientos pero sí de eventos en donde las personas, la multitud son parte de esa excusa para la reunión y la celebración, la situación es similar para quienes deben organizarlos y llenarlos de contenido.

"En Hashlive, luego de varios meses de total inactividad, estamos intentando explorar algunas opciones. Sucede que el desarrollo de un producto para adaptarnos a los eventos vía streaming de la forma en que solíamos hacerlo para los eventos en vivo, requiere una inversión en infraestructura difícil de realizar en este momento cuyo horizonte es tan incierto", detalló Vanesa Ryk, fundadora de Hashlive, una empresa  de social wall que permite a los asistentes a un evento a ser los protagonistas en una pantalla utilizando sus smartphones.

Se trata de una etapa de "wait and see" en donde la emprendedora explicó que, al no tener grandes gastos fijos, pueden seguir expectantes a la llegada de una nueva normalidad que permita volver a  operar.

"Entendemos la difícil situación de todas las empresas relacionadas con el sector de eventos que se encuentran en este momento también paralizadas por esta pandemia que nos afecta de modo tan generalizado", sintetizó.

Los que ganan con la reinvención

Un panorama, felizmente, más claro, tienen las empresas que basaban parte de su negocio en el alquiler del equipamiento tecnológico para realizar los eventos. Pudieron pasar a la modalidad streaming de una manera más directa y sin necesidad de incrementar costos.

Tal el caso de Eventmedia, una empresa dedicada a los eventos empresariales desde hace 15 años. A fines de febrero, los contratos previstos comenzaron a cancelarse porque, como se dijo, venían las noticias del exterior.

"En marzo no tuvimos ningún evento ya. Pero decidimos reforzarnos en los on line, a partir de abril y mayo. Como somos una empresa que alquila la infraestructura para eventos, es decir, las pantallas, los sistemas de iluminación, el sonido, decidimos armar un estudio de televisión para poder transmitir los eventos con esa calidad y que los asistentes pudieran verlo por internet", contó a iProfesional, Ezequiel Cuffres, director de Eventmedia Soluciones.

El foco está puesto en lo corporativo. Cuffres comentó que, más allá del parate que se produjo en marzo, en algún momento las empresas iban a empezar a necesitar los encuentros, aunque fuesen de modo virtual, para dar a conocer sus nuevos productos o servicios. Inclusive aquellos que también estuviesen en proceso de reconversión.

"Creamos el estudio de televisión con transmisión on line y una empresa de seguridad e higiene nos diseñó el protocolo sanitario a seguir", agregó.

Las empresas de eventos con infraestructura pudieron reconvertir rápidamente el foco hacia la transmisión vía streaming
Las empresas de eventos con infraestructura pudieron reconvertir rápidamente el foco hacia la transmisión vía streaming

Así, el estudio montado cuenta con una alfombra especial por la que deben ingresar los invitados, los técnicos utilizan máscaras, guantes y tapabocas mientras están operando los aparatos, el alcohol en gel es omnipresente, se toma la temperatura, se mantiene la distancia social y cada vaso de los invitados tiene claramente identificado el nombre de quien lo usa, sin olvidar, claro, que cada micrófono es desinfectado mediante ozono. Es decir, el estudio de Eventmedia opera al mismo nivel que un canal de televisión, aunque su foco está en eventos corporativos que se emiten vía streaming.

Contar con la infraestructura de transmisión on line les permitió esta readaptación. A tal punto que ya realizaron cuatro transmisiones en simultáneo para la Corporación Andina de Fomento (CAF) vía Youtube, en las que se "reunieron" 57.000 personas por cuatro canales.

Lo mismo con otro evento realizado para una marca de cosméticos de venta directa que permitió alcanzar a 1.800 personas por streaming a través de la página web de la compañía.

¿Qué pasa con la rentabilidad de estos nuevos eventos on line? Cuffres sostuvo que, aun cuando faltan definir detalles de costos finales, pareciera que la rentabilidad mejora en este esquema. La empresa, compuesta por 18 empleados, tuvo que contratar a dos personas más para darle soporte a la actividad reconvertida, básicamente  de producción y operación de video.

"La primera impresión es que pareciera ser más rentable, de a poco estamos volviendo a niveles de facturación previos a la pandemia", afirmó.

Aseguró que esta modalidad de eventos corporativos permanecerá, en disenso con lo expresado por Amarante, más allá de que vuelvan los encuentros presenciales. Especialmente en aquellos segmentos en donde, para reunir a determinada cantidad de personas con un experto, había que programar viajes y demás cuestiones. "Hoy, por la vía virtual se puede hacer una reunión  con ese mismo especialista, garantizar una audiencia similar a la presencial y tener costos más económicos", consideró.

Las empresas tienen que seguir moviéndose, pese a la cuarentena y las restricciones sanitarias. Cuando encuentran alternativas de este tipo terminan siendo una solución para continuar en la vidriera y en acción.

Pero las cosas no son iguales para las 250.000 personas que en la Argentina se dedican al amplio mundo de los eventos, ferias y congresos. Para una gran parte, difícil de mensurar en un contexto como el actual, la única esperanza está puesta en que se pueda volver a una cierta normalidad que permita, al menos, celebrar casamientos, cumpleaños, egresos y encuentros deportivos, académicos y corporativos donde los abrazos sean el mejor recuerdo de la reunión.

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